Autorización de documentos

1. Objetivo #

Asegura que ciertos documentos se revisan y autorizan por un responsable antes de su envío a cliente o proveedor, cuando cumplen alguna condición de riesgo. Los documentos que se pueden autorizar son:

• Presupuestos de venta
• Pedidos de compra

Corek bloquea la generación del documento hasta que el responsable lo ha autorizado.

2. Establecer condiciones de bloqueo #

Se evalúan justo antes de generar el documento (pedido de compra o presupuesto de venta). Requiere autorización si se cumple alguna de las condiciones de autorización. Se pueden configurar las siguientes condiciones:

Presupuestos de venta

1. Importe total del presupuesto > umbral configurable.
2. Cliente extranjero.
3. Contiene al menos un artículo marcado como Requiere autorización.

Compras

1. Importe total de la compra > umbral configurable.
2. Proveedor extranjero.
3. Contiene al menos un artículo marcado como Requiere autorización.

Configuración de los umbrales e importes, en Presupuestos:

×

Marcar un artículo como «Requiere autorización», en ventas y en compras:

×

Configuración de los umbrales e importes, en Compras:

×

3. Quién autoriza #

A los usuarios que deseamos que puedan autorizar se les debe asignar un permiso especial:

• Autorizar_presupuestos
• Autorizar_compras

Admin → Usuarios → Pestaña “Derechos especiales”

×

4. Qué ve quien crea el documento #

Al intentar generar un presupuesto o un pedido de compra que cumple alguna condición de bloqueo, aparece un mensaje indicando que el documento requiere autorización.

No hay que hacer nada más: solo esperar a que un usuario con permiso lo autorice. En cuanto esté autorizado, se podrá generar con normalidad, sin ningún paso adicional.

5. Cómo se autoriza #

Utilizando la opción Autorizar, que se encuentra en el menú Acciones del presupuesto de venta y del pedido de compra:

Acciones → Autorizar

Esta opción solo está habilitada para los usuarios que pueden autorizar.

Si la autorización se ha dado por error, puede deshacerse: la misma opción del menú Acciones pasa a llamarse Deshacer autorizar mientras el documento esté autorizado. Al utilizarla, el documento vuelve a quedar pendiente de autorización.

Qué ocurre una vez autorizado

El documento se desbloquea y cualquier usuario puede generarlo.

Ahora bien, la autorización se concede sobre unos datos concretos, no sobre el documento en general. Si después de autorizarlo se modifica alguno de los datos importantes, la autorización se anula automáticamente y el documento vuelve a quedar pendiente. Habrá que solicitarla de nuevo antes de poder generarlo.

Los datos que anulan la autorización al cambiar son:

• El cliente, en los presupuestos de venta.
• El proveedor, en los pedidos de compra.
• El importe total del documento.

De este modo se evita que un documento autorizado por un importe o para un cliente determinado acabe emitiéndose con datos distintos de los que se aprobaron.

IMPORTANTE: el resto de modificaciones (cambios de texto, observaciones, plazos u otros datos que no alteren el importe total ni el cliente o proveedor) no anulan la autorización.