Autorización de documentos

1. Objetivo #

Asegura que ciertos documentos se revisan y autorizan por un responsable antes de su envío a cliente o proveedor, cuando cumplen alguna condición de riesgo. Los documentos que se pueden autorizar son:

• Presupuestos de venta
• Pedidos de compra

Corek bloquea la generación del documento hasta que el responsable lo ha autorizado.

2. Establecer condiciones de bloqueo #

Se evalúan justo antes de generar el documento (pedido de compra o presupuesto de venta). Requiere autorización si se cumple alguna de las condiciones de autorización. Se pueden configurar las siguientes condiciones:

Presupuestos de venta

1. Importe total del presupuesto > umbral configurable.
2. Cliente extranjero.
3. Contiene al menos un artículo marcado como Requiere autorización.

Compras

1. Importe total de la compra > umbral configurable.
2. Proveedor extranjero.
3. Contiene al menos un artículo marcado como Requiere autorización.

Configuración de los umbrales e importes, en Presupuestos:

×

Marcar un artículo como «Requiere autorización», en ventas y en compras:

×

Configuración de los umbrales e importes, en Compras:

×

3. Quién autoriza #

A los usuarios que deseamos que puedan autorizar se les debe asignar un permiso especial:

• Autorizar_presupuestos
• Autorizar_compras

Admin → Usuarios → Pestaña “Derechos especiales”

×

4. Qué ve quien crea el documento #

Al intentar generar un presupuesto o un pedido de compra que cumple alguna condición de bloqueo, aparece un mensaje indicando que el documento requiere autorización.

No hay que hacer nada más: solo esperar a que un usuario con permiso lo autorice. En cuanto esté autorizado, se podrá generar con normalidad, sin ningún paso adicional.

5. Cómo se autoriza #

Utilizando la opción Autorizar, que se encuentra en el menú Acciones del presupuesto de venta y del pedido de compra:

Acciones → Autorizar

Esta opción solo está habilitada para los usuarios que pueden autorizar.

Si la autorización se ha dado por error, puede deshacerse: la misma opción del menú Acciones pasa a llamarse Deshacer autorizar mientras el documento esté autorizado. Al utilizarla, el documento vuelve a quedar pendiente de autorización.

IMPORTANTE: una vez autorizado un presupuesto o compra, este se desbloquea y cualquier usuario puede generar el documento.

También hay que tener en cuenta que, una vez autorizado, ya no se vuelven a evaluar las condiciones de bloqueo, y por lo tanto se podrá modificar y generar después de haber cambiado productos, cantidades y/o precios.